面倒がりな自分が改めてタスク管理について考えてみた

Email.

手持ちの作業が多くなってきた。
人とコミュニケーションをしながら作業するとなると、必然的にタスクが多くなってくる。

だが、今の時点ではまったくタスク管理のシステムが成り立っていなかった事に気づいたので、改めて考えてみることにする。

タスク管理の道具について、候補としては、メモ、iPhoneか。
タスク管理に求めるものは、すぐ確認できて、すぐ入力できること。
そして、いろんな環境で見やすければさらにいい。

道具を選ぶずぼらな自分はiPhoneを選ぶ

いつでもどこでもさっと取れるのはアナログメモの利点か。
あと、記入が自由自在(今入力って書こうとしてしまった…デジタル脳)
だけど、メモだとあとでどうするかを考えなおさないといけない。

もちろん、それをレビューできるメリットと捉えることもできるかもしれない。
ただ、PCで管理したいと思ったとき、全部を入力しなおすのは面倒、というより心が折れそうだ。

僕みたいな面倒がりはiPhoneでやったほうが良さそうだ。

タスク管理に求めるものを達成できるかアプリを選ぶ

iPhoneを使うと決めたら、今度はどんなサービスを使い、どんなアプリを使うかが重要になってくる。

僕は、今ReviewToDoというアプリをiPhoneでつかっている。
これはRemember The Milkというタスク管理サービスと連携することができる、GTDアプリだ。
これは、タスクの登録と、それがどんなタスクなのか見返すことができるなかなか優秀なアプリなんだ。
以前にも紹介したことがあるのでこちらを参考にしてもらうといいかと思う。

現在、プライベートのことはこれで管理していたのだが、思い切ってタスクもここに一元化したいと思っているところ。
一元化出来れば、入力とレビューはこのアプリでまかなえる。

ということで、自然とWEBサービスもRemember The Milkを選択することになる。ToodledoやGoogle Tasksなんかもあるけれど、やっぱりReview ToDoを使える点を考えるとRemember The Milkでいいかと思えてくる。(かなりの依存症)

習慣化2つの習慣を身につける

ということで、道具は決まった。
あとは、自分がそれを活用できるかどうか、だ。

良い道具を揃えた自分が、それを活用できるか否かは、「習慣化できるかどうか」にかかっていると思う。
どれだけ自分の生活になじませて、どれだけの期間運用できるか。
そこに注目しつつ、仕事をこなしていくしかない。

今回の場合、僕は、2つの習慣を身につけないといけないのではないかと考えている。

ひとつは「とっさのタスクをさっと入力する」事。
もうひとつは「レビュー」だ。

「とっさのタスクをサッと入力する」というのは、割り込みや閃き、とにかく今の作業のジャマになるタスクは一度ReviewToDoに入力するということ。
基本的に余程のことでないと「今すぐ対応しないといけない!」ということはないので、一旦目の前の作業をこなしてから対応を考えることにする。
こうすれば、現在作業中のタスクの邪魔をせず丁寧にタスクをこなしていける。

次に、「レビュー」について。
作業が終わり次第、入力したタスクをどうするか考える必要がある。
これを僕はレビューと捉えている。

入力したタスクは、今までに抱えているタスクとどちらが優先されるのか、僕がやるほうがいいのか、そもそもやるべき作業なのか、等、割り込みタスクに対して考える時間を用意する。
何も考えずにどんどん取り組んでいく、という物量作戦もありかもしれないが、それだといつの間にかタスクを抱えすぎている可能性も否定出来ない。(面倒がりなので、それだけは回避したい)

ということで、僕にとってタスクのレビューは必須。

タスクの間でだいたい2分ぐらいは考える時間が必要かもしれないなぁ。それに、ちょっと一息つきたいと思うかもしれない。
タスク間、5分ぐらいは必要になるような気がする。

ちょっと実際に運用してみて、色々と改変していく必要があると思う。
とりあえず今日はここまでをマイルストーン的にエントリしておこう。

あとがき

今までは割と自分ひとりでの作業が多かったので、そこまでスケジューリングやタスク管理についての重要性が感じられていなかった。

しかし、今はそんなことを言ってられる場合じゃなくなっている。
スケジューリングの重要性、そして大変さを身を持って感じている。

あ、今週末ぐらいには関西ライフハック研究会のスタートアップ会が出来ればいいなあ。

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