機能しないタスク管理をやめて、機能するタスク管理システムを作り出す

タスク管理 002 001
来月、一緒にイベントをさせていただく佐々木正悟さんの著書。

クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう!
佐々木 正悟
東洋経済新報社
売り上げランキング: 1374

 
 
 
実は妻が購入し、僕も読もうと思っていたのですが、なかなか「スゴそう」で手が付けられていませんでした。

ですが、今回縁会ってこんなイベントを開催させていただけることになり…
Cloudtask lhcafe01
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せっかくお会いできるので、きちんと読んでいろいろお話ししたい、という思いもあったので、思い切って「スゴそう」ハードルを超えて読んでみました。

タスク管理・基本の3原則を押さえる

タスク管理の基本は以下の3つのポイントに集約されます。

  1. 頭の中で気になっていることは、紙や管理システムなどの「頭の外」へ追い出すこと
  2. 「頭の外」へ追い出したことを定期的に見返すこと
  3. 上記2点を効率よく行うために仕組みを作らる必要があること

この本は、その大前提をふまえた上で、佐々木流タスク・プロジェクト管理法を事細かくまとめた本、になります。
で、このタスク・プロジェクト管理法は本当に凄い。
Toodledoを主軸にして、OmniFocusやTogglなどの様々なツールを使ってシステム化されているのですが、その全貌は一度本を見てもらった方が良いかと思います。

僕が参考になったこと


実際の流れは本を見てもらうとしても、これをこのまま取り込んでも実際の運用はなかなか難しいかもしれません。ですが、ベースとなる考え、ツールの活用法は今すぐ参考にできるところもあるはずです。

Appigo ToDoで、「3階層」のプロジェクト管理を実現する

僕自身の話ですが、今はAppigo社のToDoというアプリを使い、タスク管理をしています。
このアプリは、

  • Toodledoとの連携も可能で、
  • サブタスクもToodledo公式アプリより管理しやすい

ということもあり、便利に使っています。
ただ。「サブタスクは1階層のみ」という仕様のため、さらに細分化できないことが気になっていました。

プロジェクトを小さな単位に分解することは非常に重要です。それによってタスクに取り組む気力がわくかどうかは、タスクの分解の仕方にかかってくると言っても言い過ぎではありません。
では実際にどうすれば良いかと言えば、難しくはありません。タスクを見て即座に実行できるかどうかが基準です。できるならそれ以上分解する必要はありません。できないなら分解する必要があるのです。
P101より引用

ToDoでは、サブタスク内にサブタスクを追加することはできません。ですが、サブタスクとして登録した内容でも、即座に動けない可能性もでてくるわけです。
別のプロジェクトとしてタスク化する、という方法も考えましたが、そうなるとわざわざ別タスクとして登録しないといけない、という手間が発生します。
今回、この本を読んで、タスクの細分化をより細かくできるようにするため、「長期的なプロジェクトになりそうであれば、フォルダを分けて管理する」ようにしました。
こうすることで、そのフォルダ内でプロジェクトを進めるためのタスクをどんどん出していくことも可能になりますし、さらに細かくタスク細分化が必要になったらそれぞれのタスク内にサブタスクを追加してやることが可能になるからです。

緩やかな締め切りを用意する

あとは、タスクをいつやるか、という問題に対しても一つの解が見えてきました。
「どうしても時間を管理する必要があるタスク」には、〆切時間を設定してこなすことができました。ですが、「 具体的な〆切はないけれども早いうちにやっといたほうがいい」タスクには〆切を設定するのは少し難しいんですよね。
こういったタスクに、緩やかな〆切を設定するのが「コンテキスト」という概念です。
「コンテキスト」 とは日本語に直訳すると「文脈」となるのですが、タスク管理ツールでのコンテキストとは「状況」ととらえることもできます。
どういう状況のときにこのタスクをこなすのか。これを設定しておいて、その状況になったときには「この状況のときはこのタスクをこなすんだから…」と、コンテキストを設定しておいたタスクを実行していく。
佐々木さんは、この「コンテキスト」には時間帯を設定されています。

個人的な意見として私は「時間帯」が最も重要なコンテクストだと考えます。
単純な理由が2つあります。

  • 特定の時間帯にモチベーションが最大になるタスクが多い
  • 特定の時間帯に難しい仕事を集中させるべきではない

この2点は私個人の意見のように思う方もいるでしょう。しかしこれは心理学的な知見から、ほぼ正しいといなせることです。人の集中力は一日を通して持続できるものではないのです。
P65 〜 p66 より引用

佐々木式タスク管理では、コンテキストは2時間ごと。朝の4時からスタートし、夜の7時には終了するようにコンテキストを作成されているそうです。
僕は、これを参考にして、とりあえず緩やかなコンテキストを作成することにしました。
僕が作ったコンテキストはこんな感じ。
20111223103130
朝9時からスタートして、夜21時までの4時間ごとに3つのセクションに区切ることにしました。
この状態である程度運用してみて、さらに細かくしたい!と思ったときには2時間ごとのセクションに切り分けようと考えています。

この本のタスク管理を習慣化するには

ここで、少し脱線しますが、人の話を聞いて自分の習慣にしたいと思ったら、まず一番に考えないといけないのが「自分の生活に当てはめられるか」ということ。
今まである生活の中に、新しい習慣を組み込む訳です。既にその中には、今までのライフスタイルがぎゅうぎゅうに押込められているにもかかわらず。
「自分は大丈夫だ!暇な時間が結構あるから」と思っている人ほど、その「暇な時間」が既にライフスタイルになっていることに気付かなかったりする(かくいう僕もその一人)のですが、そんな中に「完璧な仕組み」を導入しようとしてもなかなか上手くいかないことの方が多いです。
得た知識を習慣にするためには、少しずつ取り入れる必要があります。
この本に書かれている内容は、完成された仕組みです。
これを導入しようと思うのであれば、自分のライフスタイルを根こそぎ変える必要があります。
ですが、少しずつ導入すれば、ライフスタイルになじませながらうまく活かすことができるでしょう。
来年の頭に、佐々木さんのイベントを大阪で開催することになりました。
1月6日 クラウド時代のタスク管理の技術&「習慣化」を考えるワーク(大阪府)

佐々木さんは基本的に東京での活動が主になります。
大阪ではほとんどセミナーを開催されていないので、僕が知っている限りでも1年ぶりぐらいかもしれません。今回は、そんな佐々木さんのお話を、大阪で聞くチャンスです。
一年の始まりに、新しいタスク管理と、習慣化を考えてみませんか。
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