【SPH実験室002】段取りを意識して、スムーズな行動の下地を作る

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仕事には、「段取り」と「実行」という2つの段階があります。それぞれは独立したものであり、この2つを一緒にしてしまうと、あれこれ考えながら進めることになり、行きつ戻りつの作業が増えて時間が余計にかかります。
via: スピードハックス 仕事術 P54

今まで僕自身よくあったのが、考えながら作業をする、ということ。
行き当たりばったりで作業を進めることが多かったんですよね。
思いつきで行き当たりばったりで行動していると、確かに難しいことは考えなくていいので一件楽なんですが、そのあと作業が止まってしまうことが多々。 特に、新しいことにチャレンジしようとしているときほど、思考しながら行動するとスピードが鈍化しがちでした。
そんなときに痛感するのが、「段取り」を考えることの大切さ。
これは、新しいことだけではなく、既に経験したことがあるものでも同じです。

段取りをしておくことの3つのメリット

既に経験したことのある作業を、改めて紙などを使い段取りしておくと、3つのメリットがあります。

  • その作業のスピードアップを図れる
  • 事前に行動のチェックをし、ミスを防げる
  • 段取りがマニュアルになり、他の人への引き継ぎが容易になる。

その作業のスピードアップを図れる

事前に段取りしておくことで、作業と作業の間の思考が小さくなります。
一つ作業が終わったら、「よし、次やろう」となり、どんどんこなしていけるんですよね。
逆に、段取りしていないと、この作業と作業の間に「うーん、じゃあ次は何しよっかな〜」という思考が割り込まれます。 これには、ばっちり雑念も含まれているんです。
「ああ、そういえばちょっと気になってたWebサイトがあった!見に行こうっと。」
となりうるのです。
この後、作業時間を失ったことへの大きな喪失感が待ち受けています。

事前に行動のチェックをし、ミスを防げる

行き当たりばったりで作業をしていると、思い出しながら行動することになるのですが、ここに実は危険が潜んでいます。
そう、たまに作業の一部を忘れてしまってうっかりミスが発生してしまうのです。
特に、体調が優れていない時は要注意です。
体調が優れているときには「そんなことはあり得ない!」なんて思うのですが、体調不良のときはあり得ないイレギュラーなミスが大量発生することもあります。
ですが、事前に段取りしておくと、ある程度の流れが事前に見通せます。 事前に行動をチェックし、作業前に、本当に過不足がないかを確認できるのです。
『段取りしたところで、その段取りにチェック漏れがあったらどうするのか?そうなったら、段取りは無駄じゃないのか…?』
確かに、人間なので、漏れは必ずあり得ます。
そんな時に出来ることは、ここから漏れない確率を上げること、ではないでしょうか。
事前に段取りしておけば、行動前と行動中、2回のチェックが出来るのです。
それに、段取りの段階であれば、チェックも時間がかかりません。誰かに確認してもらうのも難しくないでしょう。
段取りしておくことで、行動前にチェックすることが容易になるのです。

段取りがマニュアルになり、他の人への引き継ぎが容易になる。

事前に段取りして、それを元に行動すると、段取りしたものが残るはずです。
それは、計画書だったり、チェックリストだったり、あるいはただの紙切れかもしれません。
それは、現時点では自分でしか読めないものかもしれませんが、そこから少し可読性をあげれば他の人への引き継ぎも用意になります。
その段取りを見て、同じように行動してもらえば、同じことが出来る訳ですから。
チームで作業しているときこそ、この段取りが活きてくるのです。

事前の段取りで、スムーズな行動の下地を作る

事前の段取りは、迷うことなくスムーズに行動するためにも必要不可欠なポイントだと言えそうです。
では、次はどうやってその段取りをしていくのか、についても考えてみようと思います。

参考文献

大橋 悦夫,佐々木 正悟
中経出版 2012-03-24
¥ 610

 

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