あなたも経験ありませんか？「期限のない仕事」の依頼。
正直、いつまでに仕上げないといけないかわからないから着手しづらいですよね。
そして、放置しすぎていつの間にか忘れられてしまう。
最後の最後には上司に再度尋ねられて急遽着手しないといけなくなる。
もしくは、アイデアはそのまま放置し、日の目を見ることはなかったり。
こんな悩みに対するスマートな解決策として、@awaheitaさんがTwitter上でよいアイデアを投稿されていたので、ご本人の許可を得てエントリ。
昔の上司に「期限を定められない場合は3日以内に何らか報告」って言われてそれ以来自己ルールになってます
RT @aulta: 時間を決めて欲しい。「いつでも良いから早めにして」というのが一番困る。いつでも良いという場合、期限の迫っている予定よりも後回しになるのは必然だよね。
— 平田 仁志 (@awaheita) 2009, 9月 12
●いつまでに解決すればいいか見えないから必然的に後回しになりがち
こういった依頼は、締め切りがないのでいつ着手したらいいのかが決めづらいのですよね。
そして、締め切りがないがためにほかの締め切りのある仕事に埋もれ、放置され…という、ありがちな結末を迎えることに。
●自分ルール「3日後までに報告」で後回しを防ぐ。
そんな悲しい結果を防ぐための方法。それは、忘れる寸前に一度報告するのです。
何らかの調査結果とともに、３日後までに依頼してきた上司に報告をする。
そうすることで、放置されることなく依頼をこなせたことになります。
アイデアを埋もれさせることなく次のステップに薦めることができ、信頼にもつながるでしょう。
●再度進捗を確認してもらい、具体的なスケジュールを組んでいく。
確認してもらった後は、そのアイデアが使えそうなものであれば具体的なスケジュールにしていきます。
スケジュール化すればあとはそのスケジュールにのっとって進捗をすすめていくだけ。
こうしてスケジュールの決まらない「期限なし依頼」はいつの間にか本格プロジェクトになることもあるかもしれないですね。
今回、どうしてもネガティブなイメージが付きまとう「期限なし」の依頼をポジティブにこなしていく考え方に非常に感銘を受けました。
物事も考え方によってはプラスに変わる、典型的な例といえますね。
次に期限なしの依頼を受けたときは是非３日以内にレスポンスしてみてください。